W branży budowy maszyn specjalistycznych maszyny i urządzenia są w większości wykonywane na indywidualne zamówienie klienta. Często chodzi o produkcję jednostkową lub serię o wielkości 1 sztuki. W momencie sporządzania kalkulacji oferty przyszła maszyna jest zatem zazwyczaj zdefiniowana jedynie w przybliżeniu.
Mimo to należy już na tym etapie jak najbardziej realistycznie oszacować koszty komponentów, podzespołów i innych elementów projektu. Dział sprzedaży stoi zatem przed zasadniczym problemem:należy obliczyć cenę sprzedaży, mimo że ostateczna konstrukcja, a co za tym idzie – rzeczywista lista części, jeszcze nie istnieją.
Im częściej trzeba w tym kontekście opierać się na osobistych doświadczeniach, arkuszach Excela lub poszczególnych zrealizowanych projektach, tym trudniej jest systematycznie wykorzystywać posiadaną wiedzę do tworzenia nowych ofert.
Chociaż każda maszyna specjalistyczna jest indywidualnym projektem, nowy projekt rzadko zaczyna się całkowicie od zera. Niektóre elementy, podzespoły lub całe zespoły zostały już zaprojektowane i zastosowane w podobnej formie. Właśnie te informacje mogą okazać się cenne przy wstępnym kalkulowaniu kosztów nowego projektu.
Zamiast ponownie gromadzić ceny pojedynczo, dział sprzedaży może skorzystać z istniejących danych projektowych.
Przykład: Do nowej maszyny ponownie potrzebny jest podzespół, który w podobnej postaci został już wykorzystany w poprzednim projekcie. Jeśli znane są zawarte w nim elementy oraz ich ceny, istniejący podzespół można wykorzystać jako podstawę do nowego kosztorysu, a następnie dostosować go do wymagań nowego projektu.
Dzięki temu doświadczenia stają się uporządkowaną podstawą do kalkulacji.
Właśnie w tym miejscu do akcji wkraczają moduły kalkulacyjne w erp4cad.
W programie erp4cad do poszczególnych elementów przypisane są odpowiednie ceny. Jeśli elementy te zostaną przypisane do zespołu kalkulacyjnego, ceny jednostkowe są sumowane, tworząc cenę całkowitą dla danego zespołu.
W ten sposób na przykład podzespoły, takie jak rama podstawowa, podajnik, stacja obróbki, system manipulacji i obudowa ochronna, mogą być traktowane jako odrębne jednostki kalkulacyjne.
Dzięki temu dział sprzedaży zyskuje uporządkowaną podstawę do oszacowania kosztów nowego projektu jeszcze przed rozpoczęciem właściwego etapu projektowania.
Istotną zaletą jest możliwość ponownego wykorzystania wiedzy zdobytej w ramach zrealizowanych lub podobnych projektów.
Podczas planowania budżetu nowego projektu w programie erp4cad można wykorzystać już istniejące dane. Za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” można:
przenieść z poprzednich projektów do nowego kosztorysu projektu. Alternatywnie można również wstawić odpowiednie dane z programu Excel.
Cena projektu jest obliczana na podstawie wprowadzonych danych. Następnie przejęte moduły kalkulacyjne można dostosować do wymagań nowego projektu klienta. Dzięki temu dział sprzedaży nie musi za każdym razem od nowa obliczać całej oferty.
Program Excel jest elastyczny i dlatego w wielu przedsiębiorstwach nadal stanowi integralną część procesu kalkulacji ofert.
Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wiedza dotycząca kalkulacji jest przechowywana wyłącznie w pojedynczych plikach. Informacje z poprzednich projektów trzeba wtedy wyszukiwać, kopiować i ręcznie przetwarzać. Jednocześnie istnieje ryzyko rozbieżności w stanach danych.
Natomiast system ERP przeznaczony do produkcji projektowej może bezpośrednio powiązać kalkulację z dostępnymi informacjami o projekcie, artykułach i cenach.
Zasadnicza różnica polega zatem nie tyle na samym obliczaniu, co na dostępnej bazie danych: istniejącą wiedzę projektową można w uporządkowany sposób wykorzystać do nowych kalkulacji.
erp4cad jest dostosowany do potrzeb przedsiębiorstw realizujących projekty w branży budowy maszyn specjalistycznych i instalacji. Kalkulacja kosztów projektu jest przy tym powiązana z pozostałymi procesami realizacji projektu.
Dzięki podzespołom kalkulacyjnym istniejące elementy i podzespoły można wykorzystać jako podstawę dla nowych projektów. Ceny są agregowane na poziomie podzespołów i stanowią przejrzystą podstawę do kalkulacji.
Dla działu sprzedaży oznacza to:
W ten sposób doświadczenia zebrane podczas realizacji poprzednich projektów stają się użyteczną bazą danych dla przyszłych ofert.
Maximilian Dietz jest dyrektorem ds. sprzedaży w firmie all4cad GmbH. Zna wyzwania związane z budową maszyn i urządzeń z własnego doświadczenia – i wie, jak oprogramowanie ułatwia rzeczywistą pracę.
Dzięki swojej pasji do procesów cyfrowych i efektywnego zarządzania projektami wspiera średnie przedsiębiorstwa w łączeniu i optymalizacji ich procesów technicznych.
Połącz się z Maximilianem na LinkedIn !
all4cad w mediach społecznościowych:
