W produkcji projektowej każde zlecenie ma charakter indywidualny. W odróżnieniu od powtarzalnych produktów seryjnych koszty i nakłady mogą zatem znacznie się różnić w zależności od projektu.
Na początku projektu kalkulacja opiera się na informacjach znanych w danym momencie oraz na doświadczeniach zebranych podczas realizacji podobnych projektów. Jednak dopiero w trakcie realizacji okazuje się, jakie koszty faktycznie powstają. Dlatego też, aby zapewnić efektywne zarządzanie projektem pod kątem ekonomicznym, nie wystarczy dopiero po jego zakończeniu sprawdzać, czy pierwotna kalkulacja została zrealizowana.
Kluczowe pytanie brzmi:
Jak kształtują się nasze rzeczywiste koszty projektu w porównaniu z kosztami przewidzianymi w kalkulacji?
Im wcześniej zauważy się odchylenia, tym szybciej osoby odpowiedzialne za projekt będą mogły podjąć odpowiednie działania.
Rzeczywiste koszty pojedynczej maszyny lub instalacji składają się z różnych elementów.
Należą do nich na przykład:
Koszty te nie powstają jednocześnie, lecz stopniowo, w trakcie całego okresu realizacji projektu.
Właśnie w tym tkwi główne wyzwanie związane z kontrolą projektów:
Informacje muszą być na bieżąco gromadzone, aby uzyskać aktualny obraz sytuacji ekonomicznej projektu.
W wielu przedsiębiorstwach koszty projektów są dodatkowo rejestrowane w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel.
Początkowo rozwiązanie to jest elastyczne, jednak w przypadku bardziej złożonych projektów szybko wiąże się z dodatkowym nakładem pracy. Dane muszą być gromadzone z różnych obszarów, przekazywane i regularnie aktualizowane. W związku z tym pojawiają się typowe pytania:
Im więcej informacji trzeba zebrać ręcznie, tym trudniej jest zachować rzetelny przegląd sytuacji w trakcie trwania projektu.
Aby zapewnić skuteczne zarządzanie projektami, odpowiednie dane powinny zatem w miarę możliwości gromadzić się tam, gdzie i tak powstają w ramach codziennej działalności.
Klasyczna kalkulacja końcowa pozostaje ważnym narzędziem. Po zakończeniu projektu odpowiada ona na pytanie:
Ile faktycznie kosztowała nas ta maszyna?
Jednak z punktu widzenia aktywnego zarządzania projektem ta świadomość pojawia się zbyt późno.
Kalkulację bieżącą uzupełnia zatem kalkulacja końcowa. Pokazuje ona już w trakcie realizacji projektu, jak kształtują się rzeczywiste koszty. Można zatem wyróżnić trzy etapy:
W rezultacie uzyskujemy spójną analizę kosztów obejmującą cały przebieg projektu.
Kolejna korzyść wynika z tego, że kontrola projektu nie jest traktowana jako zadanie odosobnione.
W branży budowy maszyn specjalnych istotne informacje powstają w różnych działach. Dział zakupów generuje koszty zaopatrzenia, w dziale produkcji powstają kolejne koszty, a pracownicy rejestrują czas pracy poświęcony na dany projekt.
System ERP przeznaczony do produkcji projektowej może agregować te informacje na poziomie projektu.
Dzięki temu dział kontroli nie musi najpierw zbierać potrzebnych danych z różnych systemów i tabel.
W ten sposób kontrola projektów przestaje być jedynie narzędziem kontroli na późniejszym etapie, a staje się integralną częścią bieżącego zarządzania projektami.
Funkcja bieżącego rozliczania kosztów w systemie erp4cad pozwala na scentralizowane gromadzenie wszystkich istotnych kosztów projektu. Koszty związane z zaopatrzeniem i produkcją, a także zarejestrowane godziny pracy nad projektem są uwzględniane w analizie. Dzięki temu można porównać faktycznie poniesione koszty projektu z kosztami przewidzianymi w kalkulacji.
Wystarczy jedno naciśnięcie przycisku, aby wygenerować szczegółową analizę projektu. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za projekt uzyskują przegląd sytuacji,
Zamiast gromadzić informacje potrzebne do kontroli projektu osobno w różnych arkuszach Excela, odpowiednie dane są dostępne w jednym miejscu w systemie erp4cad.
Ważną rolę odgrywa tu lista przeglądowa projektów (liście przeglądu projektów) firmy erp4cad.
Zapewnia ona scentralizowany dostęp do informacji dotyczących projektu i może być wykorzystywana przez różne działy. W ten sposób powstaje wspólna baza danych służąca do realizacji projektu.
Jest to szczególnie ważne w produkcji projektowej: działy konstrukcji, zaopatrzenia, przygotowania produkcji i inne często pracują jednocześnie nad tą samą maszyną lub instalacją. Zamiast korzystać z oddzielnych list, wszyscy uczestnicy projektu mają dostęp do wspólnego stanu realizacji projektu.
Kontrola projektu nie kończy się wraz z zakończeniem projektu. Rzeczywiste koszty dostarczają jednocześnie cennych informacji przydatnych przy przygotowywaniu przyszłych ofert.
Jeśli na przykład koszt określonego podzespołu był regularnie zaniżany, doświadczenie to można uwzględnić przy kolejnym wstępnym kalkulowaniu kosztów. Jeśli natomiast kalkulacja i rzeczywiste koszty są ze sobą zgodne, istniejące wartości mogą posłużyć jako podstawa dla podobnych projektów.
W ten sposób powstaje cykl:
Obliczyć koszty → Zrealizować projekt → Kontrolować koszty → Dokonać rozliczenia końcowego → Wykorzystać wnioski w kolejnym projekcie
Im więcej zrealizowanych projektów stanowi bazę danych, tym lepiej można wykorzystać istniejącą wiedzę projektową do przyszłych kalkulacji.
Ciągłe monitorowanie projektów zapewnia przede wszystkim przejrzystość. Przedsiębiorstwa mogą:
W ten sposób kontrola projektów staje się nie tylko kontrolą retrospektywną, ale także narzędziem służącym do bieżącego zarządzania ekonomicznego projektami.
Maximilian Dietz jest dyrektorem ds. sprzedaży w firmie all4cad GmbH. Zna wyzwania związane z budową maszyn i urządzeń z własnego doświadczenia – i wie, jak oprogramowanie ułatwia rzeczywistą pracę.
Dzięki swojej pasji do procesów cyfrowych i efektywnego zarządzania projektami wspiera średnie przedsiębiorstwa w łączeniu i optymalizacji ich procesów technicznych.
Połącz się z Maximilianem na LinkedIn !
all4cad w mediach społecznościowych:
